11/08/2014 Распространенные ошибки при построении ИТ-инфраструктуры малого бизнеса

проблемы ИТ-поддержки растущего бизнеса

Подавляющее большинство ИТ-инфраструктур малого бизнеса имеют один существенный недостаток - они не масштабируемы.

Проблема в том, что заложенная изначально архитектура создаёт с ростом бизнеса непропорционально больше проблем и затрат, нежели приносит пользы.

У молодого бизнеса горизонт планирования, как правило, ограничен короткими сроками и построение ИТ-инфраструктуры является далеко не самой насущной проблемой. Если есть быстрое и дешёвое решение, пусть и с побочными эффектами в будущем, малый бизнес выберет его, чем более дорогое, но правильное с точки зрения дальнейших перспектив. И в этом нет ничего плохого. Плохо, когда данная практика продолжается уже после того, как бизнес окреп и уверенно смотрит в будущее.

Вот несколько моментов, на которые стоит вовремя обратить внимание и которые помогут компаниям избежать потерь, связанных с полной заменой ИТ-инфраструктуры по мере роста бизнеса.

«Зоопарк» оборудования и несистемные закупки компьютерной техники

В малом бизнесе оборудование обычно покупается и меняется по мере надобности и ровно в тех количествах и качествах, в которых оно нужно прямо здесь и сейчас. Модели же компьютерной техники, представленные на рынке, меняются порой по несколько раз в год, заменяясь более новыми или более дешёвыми. В таких условиях в небольших компаниях неизбежно появление «зоопарка» компьютерной техники, когда в сети невозможно найти два одинаковых сервера или даже два одинаковых компьютера, но это не является особой проблемой, пока возникающие задачи обслуживания носят исключительно «разовый» характер.

По мере роста бизнеса разные модели оборудования помимо линейного увеличения задач обслуживания создают дополнительные сложности при планировании и проведении изменений, формировании резервов и даже модернизации компьютерного парка, требуя точного учёта и анализа каждого элемента. Всё это повышает затраты и негативно влияет на качество проводимых работ. На стандартизацию же используемой техники могут потребоваться годы, пока приобретённое ранее оборудование выработает свой ресурс.

Чтобы не встать однажды перед выбором выкинуть старое оборудование или переплачивать за его обслуживание, растущему бизнесу необходимо при закупках компьютерной техники руководствоваться в первую очередь вопросами совокупной стоимости владения, а не сиюминутными потребностями. Проведение ежегодных или хотя бы ежеквартальных закупок компьютерной техники позволит значительно сократить «разнообразие», упростив тем самым задачи регулярного обслуживания, планирования и проведения изменений в сети.

Проводка и розетки по количеству сотрудников

Почему-то практически всегда при аренде нового офиса руководство малого бизнеса старается сэкономить на монтаже слаботочной и электрической проводки.

При росте числа сотрудников офис обрастает грудой проводов, коммутаторов и удлинителей, валяющихся на полу и стремящихся сломаться в самый неподходящий момент. Переделать кабельную сеть в плотно набитом мебелью офисе, да ещё когда работы можно проводить только в выходные или даже ночью стоит на порядок (да, да, именно на порядок) дороже, чем стоил первоначальный монтаж.

Сразу делайте силовую и слаботочную разводку, исходя из максимально возможного заполнения помещений.

Несистемное хранения данных на файловом сервере

Файловый сервер в малом бизнесе зачастую представляет собой «сетевой диск» с бесконечными каталогами в корне и тысячами документов, назначение которых уже мало кто помнит и понимает.

Когда же компания вырастает, на подобном файловом сервере начинают происходить чудеса - то кто-то выделит часть папок и перенесёт их куда-то, то кто-то перезапишет документ, над которым неделю корпел другой сотрудник, или вообще удалит что-то «ненужное».

Регулярные резервные копии позволяют исправить ситуацию, но не повышают доверие к ресурсу. Распределить же права доступа в рамках существующей структуры файлового сервера не представляется возможным, т.к. всем нужны все папки.

Если вы создаёте у себя в компании централизованное хранение документов, то, пожалуйста, проработайте его структуру и распределение прав доступа сразу так, чтобы сотрудники могли вносить и изменять только свои данные (либо данные своего подразделения).

Структура файлового сервера и распределение прав доступа - это не вопрос доверия или недоверия к сотрудникам, а в первую очередь вопрос структурирования хранения данных, когда каждый сотрудник уверен, что его труд не исчезнет по чьей-то ошибке и знает, кто отвечает за информацию в том или иной каталоге диска.

Безлимитные почтовые ящики

Принято считать, что ограничения на размер почтового ящика - это пережиток прошлого, когда диски были дорогие и Интернет медленным. В маленьких компаниях зачастую отсутствуют какие-либо ограничения на размер хранимой переписки, и пользователи не напрягают себя вопросами регулярной очистки почтового ящика от ненужных писем, а нужные письма смело хранят только в почте, т.к. «их там всегда можно найти если что».

При работе большого числа пользователей размер почтовой базы становится настолько большим, что для создания (и хранения) её регулярных резервных копий требуется не только огромное дисковое пространство, но и производительные (и дорогостоящие) системы резервного копирования. И это всё нужно только для того, чтобы хранить 90% никому ненужной информации.

Заставить пользователей самостоятельно очистить почтовые ящики нереально - ни один человек в здравом уме не сможет просмотреть свою переписку за последние 5-6 лет (в среднем 50-100 тысяч писем). Просто удалить её также нельзя, т.к. там действительно лежат важные документы, которые были оставлены на случай «если что» и о которых вспомнить можно только когда это «что» случится.

Ограничения на размер почтового ящика - это не атавизм, это стимул для сотрудников использовать почту только для текущей переписки, своевременно очищая ящики от мусора и помещая важную информацию туда, где ей действительно место: на файловый сервер (в папки проектов, контрагентов, договоров), в систему управления предприятием или корпоративный портал.

Политика ограничения позволяет вам при любых модернизациях легко мигрировать существующие почтовые ящики и, что главное, покупать оборудование и лицензии, которые будут обслуживать действительно полезный объём данных, а не огромные архивы котиков и пятничных видеороликов.

Права локальных администраторов у сотрудников

Возможность сотрудников самостоятельно устанавливать «всё, что нужно для работы» в лучшем случае превращает компьютер в рассадник конфликтующего друг с другом и контрафактного ПО, а в худшем - в центр распространения вирусов.

Наличие самой возможности у пользователя влиять на работу операционной системы на компьютере по статистике не прибавляет стабильности и скорости к её работе, а проблемы создаёт гарантировано.

По мере роста бизнеса такие избыточные права будут всё яснее отражаться в стоимости поддержки. Чтобы устранить последствия такой политики и избавиться от накопленных ошибок может потребоваться полная переустановка операционных систем на рабочих местах.

Разделение прав доступа придумали не для того, чтобы ущемлять чувства тех, кто в душе родился системным администратором. Возможность ограничения доступа к системным настройкам позволяет исключить влияние некомпетентных действий или просто ошибок пользователей на качество работы операционной системы. Практика ограничения прав доступа позволяет не только сэкономить на стоимости поддержки, но ещё и значительно повысить стабильность работы компьютерных систем.

Разработка и построение ИТ-систем без документации

Малый бизнес не испытывает совершенно никаких проблем с тем, чтобы найти гениального программиста купить книги по языкам и системам программирования, который сделает сайт, корпоративный портал, систему управления или даже просто напишет парочку простеньких отчётов. Документация на код и разработку никого не волнует - ведь и так видно, что сделано качественно, работает как часы и стоит недорого. Со временем первый программист куда-то пропадает и появляется второй не менее гениальный, который также быстро, чётко и недорого делает всё, что у него попросят и, конечно же, без всякой документации - к чёрту эти формальности.

Но чем крупнее бизнес, тем всё сложнее ему найти гениальных программистов. Компания растёт и изменяется, в ней меняются бизнес-процессы и тут выясняется, что эти бездари за небольшое изменение функции, которую вам когда-то целиком сделали за 2 часа и тысячу рублей, требуют месяц работы и сумму на два нуля больше. Более того, ваша система, которая прекрасно работала на стареньком компьютере в сети из 20 пользователей, вдруг начала тормозить при 100, хотя вы уже давно перенесли её на несравнимо более быстрые сервера. Сисадмины говорят, что сервера не загружены, а программисты что-то неуверенно мямлят про архитектуру, запросы и какие-то блокировки таблиц. Разработанная ранее система превращается из инструмента повышения эффективности бизнеса в денежный пылесос, без которой бизнес уже не может функционировать.

Документация на системы в целом и на разработку в частности - это не дополнительный, а необходимый атрибут качественно выполненной работы. Для специалиста составить документацию не представляет особой сложности. Наличие же документации позволяет не только проще передавать дела новым разработчикам, но и привлекать внешних экспертов для независимой оценки качества выполненного проекта.

Вера в бренды и покупка оборудования только под текущие задачи

Нередко после очередного сбоя малый бизнес покупает «ну очень качественное оборудование», ожидая, что теперь у них точно ничего не сломается. Т.к. бизнес всё ещё маленький, а оборудование дорогое, то покупаются модели поскромнее, «содержащие весь необходимый функционал». Так в компании появляются фирменные сервера с одним процессором, двумя дисками и 4 гигабайтами оперативной памяти и это, зачастую, достаточно для решения стоящих задач.

По мере роста компании выясняется, что даже «ну очень качественное оборудование» иногда всё же ломается и необходимо обеспечивать как минимум подмену, а в идеале горячее резервирование. Кроме того, приобретённое ранее оборудование имеет недостаточную мощность, а стоимость её увеличения (добавить оперативную память, поставить дополнительные диски и процессор) сравнима с покупкой нового, но не столько брендового аналога. При этом бюджеты на ИТ всё ещё ограничены и встаёт вопрос как ими правильно распорядиться. Выбор не самый простой - держаться за бренд или построить сеть на более доступных устройствах, но с полным резервированием, выкинув приобретённые ранее устройства.

Принимая решение о приобретении того или иного оборудования следует исходить не из функций, которые оно будет обслуживать сейчас, а из функций, которые оно будет обслуживать ближе к списанию.

Заправка картриджей

Небольшие компании, приобретая принтеры, зачастую руководствуются вопросами эстетичного вида, скорости печати и цены самого принтера, не обращая внимания на стоимость отпечатка и планируемые объёмы печати - ведь заправка картриджей решает любые вопросы.

При увеличении компании, использование оригинальных расходных материалов не становится дешевле, при этом объёмы печати увеличиваются настолько, что специалисты по заправке картриджей и инженеры по ремонту принтеров появляются в офисе чуть ли не ежедневно. Понятие «грязный отпечаток» становится фирменным стилем компании.

Даже если вы маленькая компания, выбирая себе принтер руководствуйтесь тем, чтобы картриджи в нём нужно было менять не чаще одного раза в месяц, а стоимость отпечатка была посильной для покупки оригинальных расходных материалов. Приобретение такого принтера, зачастую, окупится вам с первого же картриджа и избавит вас в дальнейшем от необходимости выкидывать из целей экономии все купленные ранее аппараты.

Использование решений для малого бизнеса

На рынке огромное количество решений, разработанных специально для малого бизнеса - это лицензии на программное обеспечение, облачные сервисы, аналоговые телефонные станции, это сканеры и принтеры, не поддерживающие работу по сети, это неуправляемые коммутаторы и небольшие сетевые хранилища. Всех их объединяет одно - их функционал и возможности строго ограничены. И что самое плохое, некоторые из этих ограничений, зачастую, невозможно убрать ни за какие деньги. По этой причине, когда бизнес вырастает и начинает упираться в них, он встаёт перед выбором: либо смириться и жить с ними дальше, либо переделать всё полностью.

Решения для малого бизнеса - отличная штука для компаний, которые всегда будут маленькими. Но если бизнес растёт, то, принимая решения о покупке тех или иных систем, стоит ориентироваться не только на функциональные возможности решения сейчас, но и на возможности данного решения в будущем.

Заключение

Программное и аппаратное обеспечение имеет срок полезного использования в диапазоне от 3 до 5 лет, а бизнес-приложения рассчитаны на десятилетия работы. Списание ИТ-систем ранее их срока полезного использования означает потерянные деньги.

Малый же бизнес, принимая решения о тех или иных инвестициях в ИТ, ориентируется, зачастую, на один-два года их использования, а то и несколько месяцев. Такой горизонт планирования неизбежно приводит к ошибочным действиям и, как следствие, потерянным деньгам в будущем. Стоимость же исправления допущенных на старте ошибок может значительно превышать стоимость правильной организации ИТ-инфраструктуры в самом начале.

По материалам сайта Хабрахабр.

Вернуться

cont@ct © 123lab.ru 2006- хостинг Зенон Н.С.П.